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近日偶然看到自己的 Omnifocus 许可证上的开始日期,忽的发觉自己已经入坑满一年了。虽不算长,但是已经从吃安利的人变成了喂安利的。然而在这一年中,不论是自己还是朋友都会不时的发现 Omnifocus 不孚众望,觉得并没有想象中好用。

所幸在不断的反思,总结出了一些所谓秘技也好,习惯也好,总是些能让 Omnifocus 值回价钱的东西。这里面有些是看到其他人总结出来的,深感重要,不得不说,有些则是自己的摸索。

特别提醒,这篇不太适合给刚接触 Omnifocus 的用户,因为跳过了很多基础知识的讲解。如果你更想循序渐进的了解基本知识,赶快去看「少数派」的教程大礼包

不能忽视的「元数据」的重要性

自己曾经一度将 Omnifocus 视为「待办清单」类的应用,往里面添加项目或者动作时只顾快速,写上标题名按下确认就华丽的锁屏,露出得意的微笑。很快「收件箱」就变成了杂乱无章的杂货铺,项目列表里也躺着一些被遗忘很久的动作。

我们不妨先讨论下 Omnifocus 和「待办清单」类应用的区别:尽管 Omnifocus 的「项目」可以视作清单(特别是你选择项目的类型为「单个动作」时),然而 Omnifocus 的强大之处和使命在于,在不同的场景下,只显示出当下所需要做的事情,不被其他任务所打扰。

基本的元数据1包括:

屏幕快照 2016-04-10 下午4.47.02.png http://cdn.sspai.com/attachment/thumbnail//2016/04/10/5af274c035d123447e811da70989e8fe4e744_mw_800.jpg注:完整的属性列表(Mac端)

每件事都有自己的属性,时间上的,或者重要程度。Omnifocus 不仅仅希望你记录下这些属性,它更会根据它们来智能的分类这些事情,让你始终专注在「当下」所需要做的事情上。

例如在图书馆时,借助「上下文2」功能,只显示学习相关的任务;在「预测」里看到的,是截止到今天或者今天可以开始的事情;在「旗标」里,只会显示你认为重要的事,等等不一而足。你更是可以在 Mac 端上设置自定义的「透视」3。如此,你再也不会被一长串任务列表所吓跑,也不用担心会有任务躲在某个角落被遗忘。你所看到的,是那些你应该看到和处理的事情

加旗标不能任性

上学时我们爱划重点,可以到后来发现,整段整段的重点,反而没了重点。在 Omnifocus 中我们也许会犯类似的问题,件件事都加旗标以示重要,反倒了没旗标的意义。 在官方手册中这样写到:

Another great way that OmniFocus helps you accomplish things is with the option to flag important actions and projects. 4
屏幕快照 2016-04-10 下午4.48.29.png http://cdn.sspai.com/attachment/thumbnail//2016/04/10/6229881044d6770c2794af488b885ba04e746_mw_800.jpg

注:旗标会有单独的视图

可见,设计者的用意是希望借助「旗标」来区分一般和「特殊」的事件。例如你希望今天完成的,亦或者是近期内的重要任务,亦或者是优先事务。设计者没有为这些事情一一设计出相应的功能,而是统一在「旗标」下,用户可以自行设计它的用法。只要你不违背开头说的:不要把所有的事都加上旗标

此外加「旗标」的事情无疑带有一种仪式感,和设置「截止日期」类似,这些行为都要慎重。一旦你加了旗标或者设置的截止日期,务必在规定的时间内完成它。否者这些事和那些没有加旗标的事件有什么区别呢。

「推迟至」并不是要推迟这件事...

「受惠」于官方翻译,英文中的「Defer until」被译成了「推迟至」,这让很多新手产生了后果严重的误解。 这个功能的本意是如果还不到你要开始处理这件事的日子,你将这个事件「Defer until」到之后的某个时间点,我的理解是「应该的开始时间」。而不是我们在中文语境下理解的「推迟」(即过了限定期限后再延后一段时间)。

这个功能对事件的影响也很有趣,当你设置了某个将来的时间点后,它就会在你的 Omnifocus 项目中消失5。很明显,这与 Omnifocus 的设计思路一致,它将这些当下不重要的事情隐藏起来,以免打扰你的注意力。待到它该出现的日子,就会出现在项目列表和「预测」中。

项目毫无进展?快快检查你的任务设置

屏幕快照 2016-04-10 下午4.51.08.png http://cdn.sspai.com/attachment/thumbnail//2016/04/10/bedc4e2e4d95cd755d55a82367dbb72b4e749_mw_800.jpg
注:被分解的项目

有的时候某个事情记在 Omnifocus 里了,也设置好了各种元数据,看着提醒,却又一拖再拖。仿佛 Omnifocus 对它失效了。我们对此真的毫无办法了吗?

我们先来理清Omnifocus中「项目」和「动作」的区别。 Omnifocus 是无限层级的列表设置,于是一定程度弱化了我们对着两者的区分。「项目」更多时候是指事务的统称。比如「搬家」、「锻炼」或者「学习 iOS 开发」。而「动作」更多时候值得是一个不可再被分成几个任务的事件,比如「拖地」、「跑步5KM」或者「看一节 HIG」。

区分这两者有何意义呢?有的时候我们拖延,是因为事情显得太复杂,导致我们无从下手,进而产生了畏难情绪,于是一拖再拖。例如「写一本小说」就显得十分艰难。但是如果换成「给小说列第一章的提纲」呢?我相信容易了很多。分解复杂的任务,往往是实践的第一步,也是解决拖延症的一方好药。 如果如前文所说,某个事件你一拖再拖,那你不妨检查下它是否还有分解的可能性。将它分解成一个个可执行的任务,说不定事情便迎刃而解。

不是结语的结语

其实我所说的并不是什么独创秘籍,很多时候只是提醒下大家都已经知道了,可能容易忽略的点。当然想写的很有很多,受制于篇幅和可阅读性,这篇接结束在这里。希望日后还会有续集。

  1. 这里以 iPhone 端添加新动作时显示的为准↩
  2. 在 iPhone 上更是可以方便的借助定位来引发「上下文」↩
  3. 只有专业版的用户才能自定义透视↩
  4. 摘录来自: The Omni Group. “OmniFocus 2 for Mac User Manual”。↩
  5. 如果你的视图选择的是「剩下」或者「全部」,它也会变灰。↩
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