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书接上文

在之前一篇《秘技》中我介绍了一些针对Omnifocus 的使用习惯的技巧。然而网友@卡卡猫在评论中一语惊醒梦中人:

工具是一方面。首先是 GTD 功底要好,可是买 GTD 工具的人很多连GTD 是什么都不了解 ,或者只是看了一个百科,然后期待一个工具就可以改变你十几年的生活工作方式,即使这个工具再好再金贵也不可能 。
如果说在「时间管理」的领域里 Omnifocus 只能属于优秀的软件之一,那说它是最符合 GTD理念的软件则毫不为过。那么这篇文章里,我就来将两者结合起来讲,希望能在分享「术」的基础上,加上一点关于「道」的讨论。

按照一定的顺序使用 Omnifocus

普通版的 Omnifocus 预置了:

这六个透视,你可能以为它只是和其他软件一样,只是分不同的功能模块,其实这样的布置暗合了 GTD 所推崇的一套工作流程:

  1. 收集:填充收件箱
  2. 处理:清空收件箱
  3. 管理:建立好清单
  4. 检查:回过头看看
  5. 行动

    GTD 这套流程的目的并不是如大众所想,有什么独门秘诀能「逼迫」你完成所有任务。相反,它帮你合理整理你的剩余任务,减少你大脑需要不停在多个任务间切换的精力。

    具体来说,当你在工作时收到一项任务1,首先将它收集起来(放进收件箱),而不是放下手头上的事又去忙新的任务,这样做的目的是保证自己的注意力不被分散,否则未完成的事只会越来越多。然后在空闲时间,便可以去查看自己的收件箱,根据任务的属性来分类它们将它们安排在合理的时间和场景下,对应在 Omnifocus 中即是归到不同的任务和上下文下。这样的话你的收件箱不会像楼顶的阁楼一样越堆越满。

    待到一天工作结束后,Omnifocus 上肯定清掉了不少任务。这时你需要的就是惬意的勾掉已完成的任务,顺便在「预测」里查看明天的任务,给重要的任务加上旗帜。每天整理你的任务列表,使自己对任务量聊熟于心,也是促使自己的工作进度能顺利进行下去的重要助力。

    整套流程的最容易被忽视的一步--检查(对应Omnifocus 中的「检查」)--起到了守门员的作用。按照你自己的习惯,隔一段时间检查一遍你的所有项目,调整自己的工作量,使得任务的安排合适且可以持续的进行下去。我们都碰到过开始项目热情高涨,计划一个星期就干掉它,然而进展的并不顺利的情况。这时定期的检查和调整就必不可少了。

    再唠叨一遍:Omnifocus 没有不是神奇的药,不可能买了之后所谓的「拖延症」就药到病除。按照一定的流程去处理自己的事务,才是减轻拖延的可行之道。

你需要一个「下一步清单」

上一篇文章我曾举了一个写小说的例子,来解释将大的项目划分成很多小的任务的重要性。这是对于单个项目而言,全局来看,不同项目的任务变汇聚成了你的「下一步清单」。《Getting Thing Done》一书中对「下一步清单」极为看重,因为当我们专注在任务的「下一步」时,进入到了一种「flow」的工作状态,比起一般的翻译「心流」,我更喜欢说它是「心无旁鹭」。

不妨还是以写小说为例。写作时除了真正的书写,还有收集素材、必要的采访、修改、和编辑联系都是不可少的,而且往往是同时进行的。这时你的任务可能就有「完成第一章第二节」、「和老王联系」,「回复被采访者老王的邮件」。将这些任务汇集起来,就是一张天然的「下一步清单」。试着完成这张「下一步清单」。我想这一天一定会过得毫无拖延感。

如何用 Omnifocus 来实现这张「下一步清单」呢?其实「预测」里的「明天」和「旗帜」结合起来就能做到。将明天的任务的「推迟」和「截止」日期设置好,重要的加上旗帜,大功告成!重要的还是将大的项目分割成不同的小的步骤。

不是每一件任务都值得写进「Omnifocus 」

前文我提到遇到新任务写进收件箱,不要打断目前的工作。但不是每件事都必须这样处理。

GTD 里有个「两分钟原则」:如果一件任务所需时间不超过两分钟,那么不要写进清单,而是立刻解决它!例如你需要告诉隔壁办公室的老王报表打印好了可以来取了,那么打个电话过去即可(这类电话最好要简短,别打成了两个小时的电话粥),何必煞有介事的写进 Omnifocus 呢。

还有一类事是你拒绝不了的,比如老板或者丈母娘的召唤……这时候就需要你发挥智慧分清事情的重要级了。

后会有期的结语

买软件的时候只用一分钟来纠结花不花这个钱,用的时候可能需要我们花几个月去改变自己的个人习惯,这其中的困难和收获都会超出你的想象。

  1. 这里指那些并非十分紧急的任务。下文会有具体解释。
  2. 题图来源:https://www.omnigroup.com/omnifocus/#Styles
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